KONTAKTNI PODATKI
ZASEBNI VRTEC ZARJA Perovo 28 1241 Kamnik | Tel.: 05 90 75 300 GSM.: 040 773 103 Elektronski naslov: info@vrteczarja.si |
Odprti smo od pon – pet: od 6.00 do 17.00
Politika varstva osebnih podatkov v Zasebnem vrtca Zarja
Namen te politike varstva osebnih podatkov je seznaniti starše oziroma skrbnike ter druge osebe, ki sodelujejo z Zasebnim vrtcem Zarja (v nadaljevanju posamezniki), z nameni in pravnimi podlagami ter pravicami posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja Zasebni vrtec Zarja (v nadaljevanju vrtec).
Večina obdelave osebnih podatkov temelji na določbah Zakona o vrtcih (ZVrt), Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI), Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju predšolske vzgoje, Pravilnika o dokumentaciji v vrtcih ter zakonodaje o varstvu osebnih podatkov.
Z uporabo spletne strani potrjujete, da ste seznanjeni s celotno vsebino te politike zasebnosti.
| Upravljavec osebnih podatkov:
Zasebni vrtec Zarja d.o.o. Perovo 28, 1241 Kamnik e-naslov: info@vrteczarja.si Tel. št.: 059 075 300 Spletna stran: www.vrteczarja.si |
Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov:
Helena Mazi Golob, KAPRIZ d.o.o. Kamniška cesta 54, 1235 Radomlje e-naslov: dpo@kapriz.si Tel. št.: 041 350 585 Spletna stran: www.kapriz.si |
1. Nameni in pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov
1.1 Ob vpisu otroka v vrtec
Za vpis otroka v vrtec potrebujemo naslednje podatke: osebno ime ter naslov stalnega oziroma začasnega prebivališča otroka in staršev, datum rojstva in spol otroka, EMŠO otrok in staršev, šifro otroka, datum vpisa otroka v vrtec, naslov za stike, telefonsko številko staršev ali naslov elektronske pošte in druge podatke, ki so potrebni za ugotavljanje izpolnjevanja kriterijev za sprejem otroka, ki jih je določila Občina Kamnik. Te podatke obdelujemo zaradi vodenja postopka vpisa otroka v program vrtca.
Podatki iz evidence vpisanih otrok se hranijo do njihove vključitve v vrtec, ko se prenesejo v evidenco vključenih otrok, oziroma do izteka veljavnosti čakalnega seznama, na katerem je vpisani otrok. Podatke o otroku, za katerega so starši umaknili vlogo, vrtec izbriše iz evidence vpisanih otrok.
Pravni podlagi za obdelavo podatkov sta zakonodaja in pogodba (izvajanje ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe).
1.2 Ob vključitvi otroka v vrtec
Pogoj za vključitev otroka v vrtec je sklenitev Pogodbe o določitvi medsebojnih pravic in obveznosti staršev in vrtca. Brez zagotovitve osebnih podatkov, ki so za sklenitev pogodbe nujno potrebni, otroka ne moremo vključiti v vrtec.
Po podpisu pogodbe se vzpostavi evidenca vključenih otrok, ki vsebuje: datum vključitve otroka v vrtec, morebitne zdravstvene posebnosti otroka, ki izhajajo iz potrdila pediatra ali specialista, cepilni status otroka, naslov za stike, telefonsko številko in elektronski naslov osebe, ki je vzgojitelju dosegljiva med otrokovim bivanjem v vrtcu, in podatke o prisotnosti otroka v vrtcu. Te podatke vodimo zaradi ustreznega dela z otrokom pri izvedbi programov, sodelovanja s starši in spremljanja plačil staršev za program vrtca.
Vrtec podatke v evidenci vključenih otrok izbriše eno leto po izstopu otroka iz vrtca.
Pravni podlagi za obdelavo podatkov sta zakonodaja in pogodba.
1.3 Ob zagotavljanju pomoči oziroma svetovanja
Ko vrtec prične voditi postopek nudenja strokovne pomoči otroku, vzpostavi evidenco otrok, ki potrebujejo svetovanje oziroma pomoč.
Ta evidenca vsebuje: družinsko in socialno anamnezo, razvojno anamnezo, diagnostične postopke, postopke strokovne pomoči in strokovna mnenja centrov za socialno delo, zdravstvenih institucij, svetovalnih centrov oziroma vzgojnih posvetovalnic in drugih institucij. Osebni podatki se zbirajo v soglasju s starši oziroma skrbniki otrok, ki lahko soglasje kadar koli prekličejo, razen v primeru, ko je otrok v družini ogrožen, in ga je potrebno zavarovati.
V tej evidenci vrtec vodi tudi podatke in dokumentacijo o otrocih s posebnimi potrebami, ki so vključeni v vrtec na podlagi odločbe o usmeritvi. Vrtec otroka v tej evidenci vodi do izpolnitve namena postopka svetovanja oziroma pomoči, njegovi osebni podatki pa se izbrišejo eno leto po odhodu otroka iz vrtca.
Pravni podlagi za obdelavo podatkov sta zakonodaja in/ali privolitev.
1.4 Vodenje plačil staršev
Zaradi spremljanja mesečnih plačil vrtec vodi evidenco plačil staršev, ki vsebuje podatke o višini plačil staršev, mesečnih plačilih staršev in izjavo o načinu prejemanja računov.
Izdani računi se hranijo deset let, podatki iz evidence plačil staršev pa se izbrišejo eno leto po izpisu otroka iz vrtca, razen v primeru, ko vrtec zoper starše pred pristojnim sodiščem vodi sodne oziroma izvršilne postopke za uveljavitev zahtevkov zaradi neizpolnjenih obveznosti staršev iz naslova plačil staršev za vrtec. V tem primeru se podatki izbrišejo eno leto po poplačilu zapadlih obveznosti.
Vrtec mora občini, ki je zavezanka za plačilo razlike med ceno programa in plačilom staršev, za namen preverjanja pravilnosti izstavljenega mesečnega zahtevka, na njeno zahtevo predložiti izpis in zagotoviti vpogled v določene osebne podatke.
Pravna podlaga za obdelavo podatkov je pogodba.
1.5 Zagotavljanje sofinanciranja plačil vrtca iz državnega proračuna
Za namen zagotavljanja sofinanciranja plačil vrtca iz državnega proračuna vodi vrtec evidenco staršev, ki so upravičeni do sofinanciranja.
Ta evidenca vsebuje: osebno ime ter naslov prebivališča otrok in staršev, EMŠO otrok in staršev, navedbo programa in vrtca, v katerega je vključen otrok, datum vključitve otrok v programe vrtca, podatke o ceni programa, v katerega so vključeni mlajši otroci, ki so oproščeni plačila, podatek o višini plačila staršev v odstotku od cene programa, ki je določen z odločbo pristojnega centra za socialno delo, številka in datum veljavne odločbe ter obdobje upravičenosti in višina subvencije iz državnega proračuna, datum izpisa otroka iz vrtca.
Podatki se posredujejo ministrstvu, pristojnemu za predšolsko vzgojo, ki vzpostavi centralno evidenco.
Pravna podlaga za obdelavo je zakonodaja.
1.6 Obdelava osebnih podatkov na podlagi privolitve staršev
1.6.1 Obveščanje o dogajanju v vrtcu
Ob vaši privolitvi bomo vaše kontaktne podatke uporabili za pošiljanje opomnikov in napovednikov o dogodkih in akcijah v vrtcu, ter ko vas bomo poprosili za vaše mnenje o delu našega vrtca v okviru samoevalvacijskih procesov, ki jih izvajamo.
1.6.2 Uporaba slikovnega in zvočnega gradiva ter vaših izdelkov in izdelkov otrok
V okviru dejavnosti vrtca zbiramo in obdelujemo naslednje slikovno in zvočno gradivo:
- fotografije ter avdio- in videoposnetke otrok, nastale pri izvajanju dejavnosti vrtca,
- fotografije ter avdio- in videoposnetke javnih nastopov otrok na prireditvah v organizaciji vrtca,
- fotografije ter avdio in videoposnetke staršev, kadar ti sodelujejo pri aktivnostih v okviru vrtca,
- izdelke otrok, ki lahko vsebujejo podpis ali oznako otroka.
Za vsakega od predstavljenih namenov obdelave tako zbranega gradiva bomo vnaprej zaprosili za vašo privolitev, zaprosilo pa bomo skladno s 16. členom Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju predšolske vzgoje tudi redno letno ponavljali.
Tako zbrano gradivo bo na voljo tudi vam, staršem posamezne skupine, pri čemer pa vas bomo pozvali, da se s podpisom zavežete k spoštovanju osebnih podatkov drugih staršev in otrok v oddelku ter morebitnih tretjih oseb, katerih osebni podatki bi bili vključeni v obdelavo (na primer zaradi njihove udeležbe na prireditvi vrtca).
Osebne podatke iz točk 1.6.1 in 1.6.2 bomo obdelovali samo, če nam boste zato podali svojo privolitev (soglasje).
Podaja privolitve je prostovoljna. Privolitev lahko kadar koli prekličete v tajništvu vrtca ali pri vzgojiteljici vašega otroka. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.
Osebne podatke, ki jih vrtec obdeluje na podlagi vaše privolitve, bo vrtec hranil do preklica privolitve ali zahteve po izbrisu podatkov. Po prejemu zahteve za preklic privolitve ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Vrtec lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov, ali če tako določa zakon.
2. Pogodbena obdelava in iznos osebnih podatkov ter avtomatizirano sprejemanje odločitev
2.1 Pogodbena obdelava
Pri obdelavi osebnih podatkov lahko posamezne obdelave ali dele obdelav zaupamo pogodbenim obdelovalcem, s katerimi imamo sklenjeno pogodbo o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov. Ti obdelovalci lahko zaupane jim podatke obdelujejo izključno v našem imenu, v mejah pooblastil, ki so zapisana v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki varstva osebnih podatkov.
Pri svojem delu sodelujemo s pogodbenimi obdelovalci z naslednjih področij:
- računovodski servis,
- kadrovsko in delovnopravno svetovanje,
- zagotavljanje strežnikov za gostovanje,
- vzdrževanje informacijskih sistemov,
- ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme ter storitev v oblaku,
- ponudniki družbenih omrežij,
- varstvo osebnih podatkov.
Zaradi boljšega pregleda in nadzora nad posameznimi obdelovalci in zagotavljanja urejenosti medsebojnih pogodbenih razmerij vodimo tudi seznam pogodbenih obdelovalcev, s katerimi sodelujemo.
Za nekatere storitve bomo vaše osebne podatke lahko posredovali tudi morebitnim partnerjem v projektih, nadzornim organom ali na podlagi zahteve sodne veje oblasti. V nobenem primeru pa vaših osebnih podatkov ne bomo posredovali tretjim nepooblaščenim osebam.
2.2 Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo
Vrtec in zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo niti v tretje države (države izven članic EU ter Islandije, Norveške in Liechtenstein) niti v mednarodne organizacije, razen v primerih uporabe družbenih omrežij, ko se podatki lahko izvažajo v ZDA, pri čemer so razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul, ki jih je sprejela Evropska komisija, in/ali zavezujočih poslovnih pravil, potrjenih s strani EU.
Na naši spletni strani uporabljamo vtičnik družbenega omrežja Facebook, ki ga upravlja družba Meta Platforms, Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, California 94025, USA. Vtičnik je označen z logotipom Facebook.
Ko se nahajate na naši spletni strani, ki vsebuje takšen vtičnik, vaš brskalnik vzpostavi neposredno povezavo s Facebookovimi strežniki. Facebook prenese vsebino vtičnika neposredno v vaš brskalnik in ga vključi v spletno stran. S tem Facebook prejme informacijo, da je vaš brskalnik priklical pravo stran našega spletnega mesta, četudi Facebook profila nimate ali v trenutku uporabe niste vpisani v svoj Facebook račun. To informacijo vključno z vašim IP naslovom vaš brskalnik posreduje na Facebookov strežnik v ZDA in ga tam shrani.
Kadar uporabljate vtičnik, ste prijavljeni v vaš Facebook profil, in ko npr. kliknete na gumb »Všeč mi je« ali napišete komentar, se ta informacija prav tako prenese neposredno na Facebookov strežnik, kjer se shrani. Informacije se prav tako objavijo na vašem Facebook profilu, tako da jih lahko vidijo vaši Facebook prijatelji.
Več o namenu in obsegu pridobivanja podatkov, njihovi nadaljnji obdelavi in uporabi na Facebooku ter o vaših pravicah in možnostih nastavitve zaščite zasebnosti lahko preberete na: https://www.facebook.com/privacy/policy/?entry_point=data_policy_redirect&entry=0.
Kadar ne želite, da se podatki, ki jih Facebook pridobi na našem spletnem mestu, zapišejo in shranijo v vašem Facebook računu, morate biti pred obiskom našega spletnega mesta odjavljeni iz svojega računa Facebooku. Nalaganje Facebook vtičnika lahko preprečite tudi z ustreznim programskim dodatkom za vaš brskalnik.
2.3 Avtomatizirano sprejemanje odločitev
Avtomatiziranega sprejemanja odločitev in profiliranja ne izvajamo.
3. Piškotki
Spletna stran vrtca deluje s pomočjo t.i. piškotkov (ang. cookies). V zakonskem smislu so piškotki kateri koli podatek, ki se shrani na vaši terminalski opremi, in ga kot ponudnik internetnih storitev potrebujemo za zagotavljanje delovanja naših storitev. Največkrat piškotke uporabljamo za preverjanje in vzdrževanje vaše prijave ter shranjevanje vaših nastavitev, preferenc ali internega zagotavljanja analitike in varnosti. Takih piškotkov ne morete izključiti in so nujni za delovanje naših storitev, zato je njihova uporaba pogodbeno pogojena.
Dodatno in ob vaši predhodni privolitvi lahko piškotke uporabljamo tudi za namene analitike uporabe spletišč, povezave z družbenimi omrežji ali zagotavljanje dodatnih funkcionalnosti. S pomočjo teh piškotkov ocenjujemo učinkovitost zasnove naših rešitev in vam omogočamo kar najboljšo uporabniško izkušnjo.
Spletna stran uporablja nujne piškotke, ki se naložijo takoj, za vse ostale piškotke pa potrebujemo vašo privolitev, ki jo lahko kadar koli spremenite. Piškotke, ki jih brskalnik shrani, lahko posameznik izbriše.
Spletna stran vrtca uporablja zgolj nujne piškotke, in sicer:
| Ime in vrsta piškotka | Funkcija | Trajanje | |
| wp-settings-1 | Nujni | Piškotek je potreben za pravilno delovanje spletnega ogrodja. | 1 leto |
| wp-settings-time-1 | Nujni | Piškotek je potreben za pravilno delovanje spletnega ogrodja. | 1 leto |
| cookieyes-consent | Nujni | Piškotek je potreben za urejanja nastavitev piškotkov našega spletnega mesta. | 1 leto |
4. Skrb za varnost in točnost osebnih podatkov
Kot upravljavec skrbimo za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno-sistemske programske opreme).
Uvedli smo ustrezne organizacijsko-tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave.
Kot posameznik ste sami odgovorni, da nam svoje osebne podatke posredujete varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Tudi mi se bomo kot upravljavec trudili, da bodo osebni podatki, ki jih obdelujemo, točni in po potrebi ažurirani. Zato se občasno lahko zgodi, da se na vas obrnemo za potrditev točnosti obdelovanih osebnih podatkov.
5. Pravice posameznika v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov
V skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov imate kot posameznik naslednje pravice iz varstva osebnih podatkov:
5.1 Pravica do dostopa do vaših osebnih podatkov
Pravico imate od nas dobiti potrditev, ali se v zvezi z vami obdelujejo osebni podatki. Kadar je temu tako, imate pravico do dostopa do vaših osebnih podatkov ter do informacij o namenu obdelave vaših osebnih podatkov, vrstah zadevnih osebnih podatkov, uporabnikih, ki so jim bili ali jim bodo razkriti vaši osebni podatki ter o predvidenem roku hrambe vaših osebnih podatkov.
5.2 Pravica do popravka vaših osebnih podatkov
Pravico imate doseči, da morebitne netočne osebne podatke v zvezi z vami brez nepotrebnega odlašanja popravimo. Ob upoštevanju namenov obdelave imate tudi pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave.
5.3 Pravica do izbrisa vaših osebnih podatkov
Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, imate pravico doseči, da vrtec brez nepotrebnega odlašanja izbriše vaše osebne podatke, kadar so bili ti obdelani nezakonito, kadar niso več potrebni v namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani, kadar prekličete privolitev ali kadar ugovarjate obdelavi vaših osebnih podatkov.
5.4 Pravica do omejitve obdelave vaših osebnih podatkov
Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, imate pravico doseči omejitev obdelave vaših osebnih podatkov. To pomeni prekinitev obdelave vaših osebnih podatkov, če npr. želite, da preverimo točnost vaših osebnih podatkov ali razloge za nadaljnjo obdelavo vaših osebnih podatkov ipd.
5.5 Pravica do prenosljivosti vaših osebnih podatkov
Pravico imate, da vaše osebne podatke, ki ste nam jih posredovali, in ki jih obdelujemo na podlagi pogodbe ali vaše privolitve, prejmete v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki. Prav tako imate pravico te podatke neovirano posredovati drugemu upravljavcu.
5.6 Pravica do ugovora obdelavi vaših osebnih podatkov
Pravico imate kadar koli ugovarjati obdelavi osebnih podatkov v zvezi z vami. V takšnem primeru bomo prenehali obdelovati vaše osebne podatke, razen v primeru nujnih legitimnih razlogov za obdelavo, ki prevladajo nad interesi, pravicami in svoboščinami posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali v primeru uveljavljanja, izvajanja ali obrambe pravnih zahtevkov.
5.7 Pravica do preklica privolitve
Privolitev, ki ste jo podali za zbiranje, obdelavo in prenos vaših osebnih podatkov za določen namen, lahko kadar koli prekličete. Po prejemu obvestila, da ste umaknili svojo privolitev, bomo prenehali obdelovati osebne podatke za prvotni namen, razen če imamo drugo zakonito pravno podlago za obdelavo vaših osebnih podatkov.
Če želite uveljavljati katero koli od zgoraj navedenih pravic, lahko pošljete obrazec po elektronski pošti na dpo@kapriz.si ali z redno pošto na naš naslov.
Na zahtevo, ki se nanaša na pravice posameznika, bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja in najkasneje v enem mesecu po prejemu zahteve. V primeru, da bi se ta rok ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev, podaljšal (za največ dva dodatna meseca), boste o tem obveščeni. Dostop do posameznikovih osebnih podatkov in uveljavljanje pravic je za posameznika brezplačno, vendar pa vam lahko zaračunamo razumno plačilo, v kolikor je vaša zahteva očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko vašo zahtevo tudi zavrnemo.
Izjemoma lahko zavrnemo zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe o varstvu podatkov zaradi uresničevanja pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanja pravne obveznosti obdelave, razlogov javnega interesa na področju javnega zdravja, namenov arhiviranja v javnem interesu, znanstvenoraziskovalnih, zgodovinsko-raziskovalnih ali statističnih namenov ter izvajanja ali obrambe pravnih zahtevkov.
V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bomo morebiti morali od vas zahtevati določene informacije, ki mu bodo pomagale pri potrditvi vaše identitete, kar je varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se vaši osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.
6. Pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu
Če bi se vam zdelo, da naše izvrševanje vaših pravic s področja varstva osebnih podatkov ni ustrezno, se lahko kadar koli obrnete tudi na našo pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov, ki je dosegljiva na e-naslov: dpo@kapriz.si.
Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova, oziroma v primeru, da menite, da so vam pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrnete na nadzorni organ, ki je v Sloveniji Informacijski pooblaščenec:
Informacijski pooblaščenec RS
Dunajska 22, 1000 Ljubljana
e-Naslov: gp.ip@ip-rs.si
Spletna stran: www.ip-rs.si
Če imate kakršna koli dodatna vprašanja v zvezi z našo obdelavo vaših osebnih podatkov, se lahko kadar koli obrnete na nas preko e-pošte na info@vrteczarja.si ali z redno pošto na naš naslov.
7. Sprememba politike zasebnosti
Ta politika zasebnosti velja od 1. junija 2023 dalje. Trudimo se, da je ta politika varstva osebnih podatkov vedno v skladu z zakonodajo in našim resničnim delovanjem na področju obdelav osebnih podatkov. Zato bomo to politiko varstva osebnih podatkov občasno posodabljali.